Bokföra representation – Så konterar du avdragsgill och ej avdragsgill representation
Representation innebär utgifter för affärsmässiga möten och bjudningar, exempelvis kundmiddagar eller personalfester. Bokföringen skiljer sig beroende på om representationen är avdragsgill eller ej avdragsgill.
Här går vi igenom hur du konterar representation korrekt och vilka regler som gäller för avdrag och moms.
Vad är representation?
Det finns två typer av representation:
- Extern representation – Utgifter för affärsrelationer, exempelvis kundmiddagar och möten med leverantörer.
- Intern representation – Utgifter för personal, exempelvis personalfester, julbord och interna konferenser.
Avdragsregler för representation
Sedan 2017 är måltider vid representation ej avdragsgilla, men avdrag medges för enklare förtäring och vissa andra kostnader:
- Mat och dryck vid representation – Ej avdragsgill, men moms får dras av upp till 300 kr per person.
- Enklare förtäring (kaffe, fika, frukt) – Avdragsgill och moms får dras av.
- Intern representation (personalarrangemang) – Avdragsgillt upp till vissa gränser.
Bokföra extern representation (kundmiddag)
Om företaget bjuder en kund på middag för 1 500 kr inkl. moms (1 200 kr exkl. moms) gäller följande:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6072 | Representation, ej avdragsgill | 1 200 | |
| 2641 | Ingående moms (ej avdragsgill) | 300 | |
| 1930 | Bankkonto | 1 500 |
Här får företaget ingen avdragsrätt för kostnaden, men får dra av moms upp till 300 kr per person.
Bokföra enklare förtäring vid representation
Om företaget bjuder en kund på kaffe och fika för 560 kr inkl. moms (500 kr exkl. moms):
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6071 | Representation, avdragsgill | 500 | |
| 2641 | Ingående moms 12 % | 60 | |
| 1930 | Bankkonto | 560 |
Eftersom enklare förtäring är avdragsgill, får företaget dra av både kostnaden och momsen.
Bokföra intern representation (personalaktivitet)
Om företaget arrangerar en personalfest och kostnaden är 2 500 kr inkl. moms (2 000 kr exkl. moms):
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 7631 | Personalrepresentation, avdragsgill | 2 000 | |
| 2641 | Ingående moms 25 % | 500 | |
| 1930 | Bankkonto | 2 500 |
Kostnaden är avdragsgill och momsen får dras av.
Viktigt att tänka på
- Måltider vid extern representation är ej avdragsgilla, men moms får dras av upp till 300 kr/person.
- Enklare förtäring (kaffe, frukt, fika) är avdragsgill.
- Personalrepresentation är avdragsgill upp till vissa belopp.
Vill du lära dig mer om bokföring? Läs även vår guide om bokföra kaffe och fika och bokföra personalförmåner.