Bokföra kaffe och fika – Så konterar du enklare förtäring på jobbet
Att bjuda anställda på kaffe och fika är en vanlig kostnad i företag. Men hur bokförs det korrekt? Det beror på om det räknas som intern representation, personalvård eller extern representation. Här går vi igenom hur du konterar inköp av kaffe och fika samt vilka avdragsregler som gäller.
När är kaffe och fika avdragsgillt?
- Kaffe och fika till anställda på arbetsplatsen – Räknas som personalvård och är avdragsgillt.
- Kaffe och fika vid kundmöten – Kan räknas som representation, men avdragsrätten är begränsad.
- Kaffe och fika vid konferenser eller utbildningar – Räknas som en kostnad för utbildning/möten och är avdragsgillt.
Huvudregeln är att enklare förtäring, såsom kaffe, te, frukt och småkakor, är avdragsgillt och moms får dras av om det ges till anställda som en personalvårdsförmån.
Bokföra kaffe och fika till anställda (personalvård)
Om företaget köper kaffe och fika för 560 kr inkl. moms (500 kr exkl. moms) för att bjuda anställda på arbetsplatsen:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 7699 | Övriga personalkostnader | 500 | |
| 2641 | Ingående moms 12 % | 60 | |
| 1930 | Bankkonto | 560 |
Eftersom detta räknas som en personalvårdsförmån är kostnaden avdragsgill och moms får dras av.
Bokföra kaffe och fika vid kundmöten (representation)
Om företaget köper fika till ett kundmöte för 560 kr inkl. moms:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6072 | Representation, ej avdragsgill | 560 | |
| 1930 | Bankkonto | 560 |
Vid representation är kostnaden ej avdragsgill och ingen moms får dras av.
Bokföra kaffe och fika vid konferens eller utbildning
Om företaget arrangerar en intern konferens eller utbildning och köper fika för 1 120 kr inkl. moms:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 7610 | Utbildningskostnader | 1 000 | |
| 2641 | Ingående moms 12 % | 120 | |
| 1930 | Bankkonto | 1 120 |
Eftersom fika vid utbildning och konferenser är en del av företagsverksamheten är det en avdragsgill kostnad och moms får dras av.
Viktigt att tänka på
- Kaffe och fika till anställda är avdragsgillt som personalvård.
- Fika vid kundmöten räknas som representation och är ej avdragsgillt.
- Vid konferenser och utbildningar är fika en avdragsgill kostnad och moms får dras av.
Vill du lära dig mer om bokföring? Läs även vår guide om bokföra representation och bokföra personalförmåner.