Bokföra hotellkostnad – Så konterar du logi vid tjänsteresor

När företag betalar hotellkostnader för anställda vid tjänsteresor måste dessa kostnader bokföras korrekt. Hotellkostnader är avdragsgilla, men momsen hanteras olika beroende på om bokningen sker inom Sverige eller utomlands.

Här går vi igenom hur du bokför hotellkostnader korrekt.

Bokföra hotellkostnad inom Sverige

Vid hotellövernattningar inom Sverige är momsen normalt 12 % på boendekostnaden och 25 % på andra tjänster som exempelvis frukost.

Exempel: Företaget betalar en hotellnatt för en anställd på 1 120 kr inkl. moms (1 000 kr exkl. moms, 12 % moms).

Konto Kontonamn Debet Kredit
5830 Logi vid tjänsteresa 1 000
2641 Ingående moms 12 % 120
1930 Bankkonto 1 120

Om hotellfakturan inkluderar frukost och momsen är uppdelad:

Konto Kontonamn Debet Kredit
5830 Logi vid tjänsteresa 1 000
2641 Ingående moms 12 % 120
6071 Representation, ej avdragsgill 100
2641 Ingående moms 25 % 25
1930 Bankkonto 1 245

Frukost räknas normalt som representation och är ej avdragsgill.

Bokföra hotellkostnad utomlands

Vid tjänsteresor utanför Sverige debiteras ofta utan svensk moms. Utländsk moms är normalt ej avdragsgill i Sverige.

Exempel: Företaget betalar ett hotell i Tyskland för 1 500 kr (ingen avdragbar moms).

Konto Kontonamn Debet Kredit
5830 Logi vid tjänsteresa 1 500
1930 Bankkonto 1 500

Om hotellet debiterar utländsk moms kan företaget i vissa fall ansöka om återbetalning via Skatteverket.

Bokföra hotellkostnad betald privat av anställd (utlägg)

Om en anställd betalar hotellkostnaden privat och sedan får ersättning från företaget:

Konto Kontonamn Debet Kredit
5830 Logi vid tjänsteresa 1 000
2641 Ingående moms 12 % 120
2893 Skulder till anställda 1 120

När ersättningen betalas ut:

Konto Kontonamn Debet Kredit
2893 Skulder till anställda 1 120
1930 Bankkonto 1 120

Viktigt att tänka på

Vill du lära dig mer om bokföring? Läs även vår guide om bokföra resor och traktamente och bokföra representation.