Bokföra programvara – Så konterar du inköp av mjukvara och licenser
Programvara och digitala licenser är vanliga inköp för företag. Dessa kan köpas som engångslicenser eller prenumerationstjänster (SaaS). Hur momsen hanteras beror på om programvaran köps från Sverige, EU eller ett land utanför EU.
Här går vi igenom hur du bokför programvara korrekt.
Bokföra programvara köpt inom Sverige
Om programvaran köps från ett svenskt företag debiteras 25 % moms, och företaget får dra av momsen.
Exempel: Företaget köper en programvara för 6 250 kr inkl. moms (5 000 kr exkl. moms).
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 5420 | Programvaror | 5 000 | |
| 2641 | Ingående moms 25 % | 1 250 | |
| 1930 | Bankkonto | 6 250 |
Eftersom programvaran är en driftkostnad, bokförs den direkt som en kostnad.
Bokföra programvara från EU (omvänd skattskyldighet)
Vid köp av programvara från ett företag inom EU, exempelvis Adobe eller Microsoft Ireland, gäller omvänd skattskyldighet. Det innebär att köparen själv redovisar både ingående och utgående moms.
Exempel: Företaget köper en programvarulicens från Adobe Ireland för 10 000 kr (ingen moms på fakturan).
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 5420 | Programvaror | 10 000 | |
| 2641 | Ingående moms vid omvänd skattskyldighet | 2 500 | |
| 2614 | Utgående moms vid omvänd skattskyldighet | 2 500 | |
| 1930 | Bankkonto | 10 000 |
Här bokförs både ingående och utgående moms, vilket gör att momsen går jämnt ut i momsdeklarationen.
Bokföra programvara från land utanför EU
Vid köp av programvara från ett land utanför EU, exempelvis USA, gäller också omvänd skattskyldighet.
Exempel: Företaget köper en programvarulicens från ett amerikanskt företag för 15 000 kr (ingen moms på fakturan).
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 5420 | Programvaror | 15 000 | |
| 2641 | Ingående moms vid omvänd skattskyldighet | 3 750 | |
| 2614 | Utgående moms vid omvänd skattskyldighet | 3 750 | |
| 1930 | Bankkonto | 15 000 |
Även här bokförs både ingående och utgående moms, vilket gör att momsen går jämnt ut.
Bokföra programvara som inventarie
Om programvaran kostar över 25 000 kr exkl. moms och har en livslängd på mer än tre år, ska den bokföras som en inventarie och skrivas av över tid.
Exempel: Företaget köper en programvara för 50 000 kr exkl. moms.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1019 | Pågående investering i programvara | 50 000 | |
| 2641 | Ingående moms 25 % | 12 500 | |
| 1930 | Bankkonto | 62 500 |
När programvaran tas i bruk:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1010 | Immateriella tillgångar | 50 000 | |
| 1019 | Pågående investering i programvara | 50 000 |
Avskrivning görs sedan löpande.
Viktigt att tänka på
- Programvaror under 25 000 kr bokförs som en kostnad direkt.
- Vid köp från EU gäller omvänd skattskyldighet – företaget redovisar både ingående och utgående moms.
- Vid köp från länder utanför EU redovisas moms på samma sätt som vid EU-köp.
- Dyrare programvara (över 25 000 kr) bokförs som en immateriell tillgång och skrivs av över tid.
Vill du lära dig mer om bokföring? Läs även vår guide om bokföra IT-kostnader och bokföra molntjänster.